Wir sind stolz auf das Thüringer Handwerk und setzen uns tagtäglich dafür ein. Als Körperschaft des öffentlichen Rechts ist die HWK Erfurt eine Selbstverwaltungseinrichtung für ca. 14.000 Mitgliedsbetriebe. Wir engagieren uns aktiv für die politischen und wirtschaftlichen Interessen unserer Mitglieder und bieten ihnen vielfältige Beratungs- und Bildungsangebote im Handwerk.
Um auch zukünftig leistungsfähig und wegweisend zu bleiben, benötigen wir ein starkes Team von qualifizierten und motivierten Mitarbeitern. Für unsere Abteilung Verwaltung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/-n
Sachbearbeiter Verwaltung (m/w/d)
Es erwarten Sie folgende Aufgabenschwerpunkte:
Technisches Gebäudemanagement:
- Verwaltung und Pflege von Immobilien- und Mietakten für Wohn- und Geschäftshäuser, inklusive der Dokumentation von Mietverhältnissen, Vertragslaufzeiten und relevanten Unterlagen
- Überwachung und Pflege von Wartungs-, Service- und Dienstleistungsverträgen, um einen einwandfreien Zustand der Immobilien sicherzustellen
- Koordination und Abstimmung mit externen Dienstleistern und Handwerkern, um Wartungs- und Reparaturarbeiten effizient zu organisieren
Kaufmännisches Gebäudemanagement:
- Erstellung der jährlichen Neben- und Betriebskostenabrechnungen in Abstimmung mit der Buchhaltung und externen Dienstleistern
- Pflege und Aktualisierung von wichtigen Dokumentationen, darunter Verträge, Abrechnungen und behördliche Nachweise
- Bearbeitung und Verteilung des Postein- und -ausgangs im eigenen Verantwortungsbereich, inklusive digitaler Ablage und Weiterleitung an zuständige Stellen
- Unterstützung bei der Rechnungsprüfung, Kontierung und Freigabe von Zahlungsvorgängen zur Sicherstellung eines reibungslosen Buchhaltungsprozesses
Infrastrukturelles Gebäudemanagement:
- Verantwortung für das Fuhrparkmanagement, einschließlich der Organisation von Wartungen und Fahrzeugvergaben
- Verwaltung von Büro- und Arbeitsmaterialien, Bestellwesen und Bedarfsplanung für den Verwaltungs- und Baubereich
- Unterstützung bei der Planung und Organisation interner Umbaumaßnahmen und Standortoptimierungen
Ihre Voraussetzungen:
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- sicherer Umgang mit MS Word, Excel und Outlook
- hohe Kunden- und Serviceorientierung
- sehr gutes Kommunikationsvermögen und gepflegte Umgangsformen
- souveränes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- selbstständige, zuverlässige und detailorientierte Arbeitsweise
Wir bieten Ihnen:
- attraktiven Arbeitsplatz mit abwechslungsreichen Aufgaben
- flexible und planbare Arbeitszeiten, entsprechend den Anforderungen an die Stelle
- fachliche und persönliche Weiterbildungsmöglichkeiten
- 30 Tage Jahresurlaub
- modernes Arbeitsumfeld und Ausstattung
- Arbeitsplatz in zentraler Lage mit sehr guter Anbindung an ÖPNV
Machen Sie unser Team noch stärker – wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser Bewerberportal auf unserer Homepage.
