Im Thüringer Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur (TMBWK) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Bereich MB 2 „Presse, Öffentlichkeitsarbeit, soziale Medien, Reden“ und im Vorzimmer des Ministers als 2. Vorzimmerkraft ein Dienstposten als

Bürosachbearbeiterin / Bürosachbearbeiter (w/m/d)

unbefristet und in Vollzeit zu besetzen.

Das Aufgabengebiet umfasst folgende Schwerpunkte:

  • 2. Vorzimmerkraft im Ministerbüro
  • Posteingangs- und Postausgangsbearbeitung, Ablage
  • Mitarbeit bei der Terminvorbereitung, Terminkoordinierung und -überwachung
  • allgemeine Büroorganisation, Schreibtätigkeiten und Korrespondenzen
  • Veranstaltungsorganisation: Planung, Vor- und Nachbereitung von Konferenzen, Sitzungen, Telefonkonferenzen und sonstigen Terminen
  • Erarbeitung von Stellungnahmen für Ehrungen und Ordensangelegenheiten
  • Bearbeitung von Schirmherrschaften für Herrn Minister
  • Büromaterialbeschaffung
  • Unterstützung der Pressearbeit (Überwachung und Pflege des Pressestellen-E-Mail Postfach, E-Mail Versand von Pressemitteilungen, Aufnahme neuer Meldungen in den Verteiler, Vorbereitung und Versand der Öffentlichkeitstermine)
  • Belegerfassung im HAMASYS, Mitwirkung bei der Haushaltsplanaufstellung im Bereich MB 2, Meldung der Künstlersozialabgabe
  • Erstellung Newsletter des TMBWK
  • Erteilung von mündlichen (insbesondere telefonischen) Auskünften im Kontext von Veranstaltungen und Öffentlichkeitsarbeit
  • Koordination des elektronischen Bestellsystems für TMBWK-Publikationen sowie die Herausgabe und den Versand von Werbemitteln
  • eigenständige Vorbereitung von Formblättern für die Zeichnungsbefugnis für den Leitungsbereich.

Die Ausschreibung richtet sich ausschließlich an Bewerberinnen und Bewerber, die eine abgeschlossene Ausbildung als Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement mit der Wahlqualifikation „Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement“ oder „Assistenz und Sekretariat“ oder „Öffentliche Finanzwirtschaft“ oder „Verwaltung und Recht“ oder die Laufbahnbefähigung des mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienstes vorweisen können.

Sofern keine Bewerbungen eingehen, die den vorgenannten Abschluss aufweisen können, behält sich die Dienststelle vor, Bewerberinnen und Bewerber mit nachfolgend genanntem erfolgreichen Abschluss in das Auswahlverfahren einzubeziehen:

  • vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit mindestens einjähriger Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung
  • Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r
  • Justizfachangestellte/r.

Die zwingend geforderten Qualifikationen sind anhand von Urkunden und Prüfungs- und Arbeitszeugnissen mit einer Übersicht der Abschlussnoten zu belegen bzw. nachzuweisen.

Erwünscht sind darüber hinaus:

  • freundliches und verbindliches Auftreten bei besten Umgangsformen, gute mündliche und schriftliche Ausdrucksweise
  • Organisationsgeschick, sorgfältige und termingerechte Arbeitsweise
  • Zuverlässigkeit, Verschwiegenheit und Flexibilität
  • Erfahrungen im Umgang mit elektronischen Dokumentenmanagementsystemen, bevorzugt mit dem Programm VIS-kompakt
  • Kenntnisse in der Struktur des TMBWK und der Thüringer Landesverwaltung
  • Bereitschaft, auch bei hohem Arbeitsaufkommen über die normale Arbeitszeit hinaus Dienst zu leisten
  • sehr gute schreibtechnische Fähigkeiten und Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit dem PC
  • Team- und Kommunikationsfähigkeit und
  • Bereitschaft zur Qualifizierung und Fortbildung.

Die Eingruppierung ist bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe E 6 TV-L vorgesehen. Daneben wird entsprechend dem Erlass des Thüringer Finanzministeriums vom 9. Februar 2021 (Az.: P 2106 – 02.01.01 – 15; ThürStAnz Nr. 10/2021 S. 512-513) zudem eine anteilige außertarifliche Zulage für die Dauer und den Umfang der Tätigkeit als zweite Vorzimmerkraft des Ministers gezahlt, wenn und soweit die haushalterischen Voraussetzungen gegeben sind.

Soweit das TMBWK den Dienstposten im Wege einer statusgleichen Versetzung vornehmen will, behält es sich vor, kein Auswahlverfahren nach den Kriterien Eignung, Befähigung und fachliche Leistung durchzuführen bzw. ein solches Verfahren abzubrechen.

Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere im Hinblick auf Lage und Umfang der Teilzeit entsprochen werden kann, ist im Einzelfall zu prüfen.

Die Stellenausschreibung richtet sich an alle Geschlechter. Männer sind im ausgeschriebenen Bereich unterrepräsentiert und daher besonders aufgefordert sich zu bewerben.

Sollte Ihr Interesse geweckt worden sein, reichen Sie bitte Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungen bis 30. Januar 2025 ausschließlich über das Karriere- und Bewerbungsportal des Freistaats Thüringen ein.

Die Bewerber (m/w/d) erklären sich mit der Einsichtnahme in die Bewerbungsunterlagen einverstanden und stimmen der vorübergehenden Speicherung ihrer Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens zu. Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, werden nicht erstattet.

Informationen zum Datenschutz

Ihre Bewerbungsdaten werden durch das TMBWK im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Eine entsprechende Information gemäß Art. 13 DSGVO zur Erhebung personenbezogener Daten für Stellenbesetzungsverfahren finden Sie unter www.tmbwk.de/stellen.