Das Thüringer Landesverwaltungsamt ist eine moderne Behörde, welche Aufgaben aus verschiedenen Fachbereichen der Ministerien in Thüringen wahrnimmt. Wir bieten Ihnen ein zukunftssicheres Tätigkeitsfeld.

Zur Verstärkung unseres Teams im Referat 100 „Innerer Dienst, Bau- und Gebäudemanagement, Arbeitsschutz und Gesundheitsmanagement“ am Dienstort Weimar suchen wir eine/n Bürosachbearbeiter/in (m/w/d) in der Post- und Scanstelle.

Hinweis: Die Einstellung erfolgt im Rahmen einer Abwesenheits- und Elternzeitvertretung gem. § 14 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 Teilzeit- und Befristungsgesetz befristet bis einschließlich 31. August 2025.

Aufgabenschwerpunkte

  • Bearbeiten der Eingangs- und Ausgangspost und Vorbereitung der physischen Postverteilung im TLVwA
  • Bearbeitung der digitalen Post, insbesondere:
  • Entgegenahme, Bearbeitung, Erfassung in Thüringen-VIS und Weiterleitung der digitalen Post an das zuständige Vorzimmer der Abteilungsleitung bzw. den Präsidialbereich (Funktionspostfächer)
  • Prüfung der digital an die Poststelle gesandten Ausgangspost auf Vollständigkeit und Versenden der digitalen Ausgangspost
  • Digitalisieren der Posteingänge und Postausgänge, falls erforderlich Nachverscannen, insbesondere:
  • Prüfen und Vorsortieren der geöffneten Post in nicht zu scannende und zu scannende Post
  • Vorbereiten der scanfähigen Post für das Scannen durch ggf. Glätten und Entheften der Blätter
  • Übertragen digitalisierter Eingangspost in Thüringen-VIS und Zwischenlagerung der gescannten Dokumente, insbesondere:
  • Prüfen und Erfassen der Metadaten
  • Weiterleitung aller elektronischen Dokumente über Thüringen-VIS im elektronischen Geschäftsgang an das zuständige Vorzimmer der Abteilungsleitung bzw. den Präsidialbereich (Funktionspostfächer)
  • Nachweisführung von spezifischem Postgut (Einschreiben, PZU u.a.)
  • Bedienen von Maschinen und Geräten zur Postbearbeitung (PC, Frankier- und Kuvertiermaschine, Fax)

Unser Angebot

  • flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten ohne Kernzeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
  • eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit, welche die eigenverantwortliche Gestaltung des Arbeitsbereiches ermöglicht
  • bei Erfüllung der Tätigkeitsmerkmale und Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen eine Vergütung nach Entgeltgruppe 5 TV-L
  • fachliche und persönliche Entwicklung durch Teilnahme an Fortbildungsmaßnahmen
  • 30 Tage Urlaub im Jahr
  • Behördliches Gesundheitsmanagement

Ihr Profil

erforderlich:

  • eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder
  • Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder
  • Kaufmann/frau für Bürokommunikation oder
  • Kaufmann/frau für Büromanagement, vorzugsweise in der Fachrichtung Verwaltung und Recht oder
  • Bürokaufmann/frau

wünschenswert:

  • durch eine aktuelle dienstliche Beurteilung oder ein aktuelles Arbeitszeugnis (sofern vorhanden) nachgewiesene/s
  • Selbstständigkeit und Initiative
  • Belastbarkeit und Flexibilität
  • Planungs- und Organisationsverhalten
  • Leistungs- und Einsatzbereitschaft
  • Teamfähigkeit
  • Diskretion
  • fachliches Wissen und Können
  • gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen
  • die körperliche und gesundheitliche Eignung zum Ausführen von Tätigkeiten die das gelegentliche Heben und Tragen von Lasten bis maximal 10 kg erfordern
  • amtsangemessenes Auftreten

Für Ihre Bewerbung bei uns bitten wir um folgende Unterlagen:

  • Bewerbungsanschreiben und tabellarischer Lebenslauf,
  • Nachweis über den Berufsabschluss und sonstige Qualifizierungen sowie
  • aktuelles Arbeitszeugnis (soweit vorhanden)

Bitte bewerben Sie sich bis zum 25. Juni 2024 online unter:

https://thueringen.concludis.de/bewerber/landingpage.php?prj=1937P2819&oid=2&qid=0&b=0&ie=1

Bewerber/innen, die ihre Ausbildung noch nicht beendet haben, können im Verfahren berücksichtigt werden, wenn die o. g. erforderliche Qualifikation zum Zeitpunkt der Auswahlentscheidung vorliegt. Für Bewerber/innen, die bereits im öffentlichen Dienst tätig sind, wird um Übersendung einer Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte mit Angabe der personalaktenführenden Stelle gebeten

Weitere Hinweise

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden (bei Vollzeitbeschäftigung). Der Dienstposten ist grundsätzlich für eine Teilzeitbeschäftigung geeignet. Inwieweit dem Teilzeitwunsch, insbesondere im Hinblick auf Lage und Umfang der Teilzeit entsprochen werden kann, ist im Einzelfall zu prüfen. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen besonders berücksichtigt. Diese Ausschreibung richtet sich an Menschen aller Geschlechter. Das Thüringer Landesverwaltungsamt fördert aktiv die berufliche Gleichstellung nach dem Thüringer Gleichstellungsgesetz. Daher werden bei gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz Bewerber des entsprechenden Geschlechts bevorzugt. Bezüglich dieser Stelle fordern wir deshalb Männer ausdrücklich auf, sich zu bewerben.

Informationen zum Datenschutz

Ihre Bewerbungsdaten werden im Einklang mit der DSGVO und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Weitere Informationen entnehmen Sie unserem Merkblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten. Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen erteilen Sie die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das TLVwA im Rahmen des Ausschreibungs-/Auswahlverfahrens und bestätigen zugleich die Kenntnisnahme unseres Merkblattes. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden die Daten nicht berücksichtigter Bewerber/innen daten- schutzkonform vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen ist ein ausreichend frankierter und adressierter Rückumschlag beizufügen. Durch die Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.