Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Neubau (m/w/d)
Das sind Ihre Aufgaben:
- Mitwirkung bei der Organisation des Büroalltags / Back Office
- Begrüßung unserer Geschäftskunden
- aktive Mitgestaltung des Erscheinungsbildes unserer Büroräume und im öffentlichen Bereich
- Koordination der Buchungen unserer Meetingräume, sowie deren Vorbereitung
- Vorbereitung von Tages- und Unterschriftenmappen sowie Sicherstellung eines rechtzeitigen Rücklaufs
- Koordination interner und externer Termine
- Übernahme von Schriftverkehr mit Partnern, Behörden und Ämtern
- Unterstützung bei Projekten
- Koordination des Bereichspostfachs (inklusive Weiterleitung von E-Mails an die entsprechenden Bearbeiter/innen oder andere Schnittstellenpartner bzw. selbständige Beantwortung der Anfragen)
- Bestellung von Büromaterialien bzw. anderen für den Büroalltag notwendigen Dingen
- nach entsprechender Einarbeitung: Übernahme der Verantwortung für die Aktualität und Vollständigkeit unserer Verfahrensverzeichnisse im Rahmen der Datenschutzkoordination mit Unterstützung des Datenschutzbeauftragten
- Übernahme von Aufgaben in der Buchführung und der Zuarbeiten an das Personalmanagement sowie sonstige Aufgaben in der allgemeinen Verwaltung und im operativen Tagesgeschäft
Darauf kommt es uns an:
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie spezifische Fortbildung im Sekretariatsbereich bzw. in Bürokommunikation
- zielorientierte, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- hohes Maß an Engagement, Flexibilität, Teamfähigkeit, Diskretion und Verschwiegenheit
- gute Umgangsformen, ein sicheres, freundliches Auftreten und hohe Dienstleistungsorientierung sind für Sie selbstverständlich
- gute Englischkenntnisse und sichere IT-Anwendungskenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen
Wir bieten noch mehr:
- anspruchsvolle und spannende Projekte für Forschung und Medizin auf höchstem Niveau
- hohes Maß an Eigenverantwortung in einem engagierten Team mit flachen Hierarchien
- flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung und einen unbefristeten zukunftssicheren Arbeitsplatz
- keine Reisetätigkeit durch unsere Projekte an einem Ort
- qualitative Weiterentwicklungsmöglichkeiten
Ihr Ansprechpartner:
Leon Greyling
Personalbetreuung
03641 9-320637
Gern können Sie sich auf der Karriereseite des Uniklinikums bewerben: