Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Neubau (m/w/d)

Das sind Ihre Aufgaben:

  • Mitwirkung bei der Organisation des Büroalltags / Back Office
  • Begrüßung unserer Geschäftskunden
  • aktive Mitgestaltung des Erscheinungsbildes unserer Büroräume und im öffentlichen Bereich
  • Koordination der Buchungen unserer Meetingräume, sowie deren Vorbereitung
  • Vorbereitung von Tages- und Unterschriftenmappen sowie Sicherstellung eines rechtzeitigen Rücklaufs
  • Koordination interner und externer Termine
  • Übernahme von Schriftverkehr mit Partnern, Behörden und Ämtern
  • Unterstützung bei Projekten
  • Koordination des Bereichspostfachs (inklusive Weiterleitung von E-Mails an die entsprechenden Bearbeiter/innen oder andere Schnittstellenpartner bzw. selbständige Beantwortung der Anfragen)
  • Bestellung von Büromaterialien bzw. anderen für den Büroalltag notwendigen Dingen
  • nach entsprechender Einarbeitung: Übernahme der Verantwortung für die Aktualität und Vollständigkeit unserer Verfahrensverzeichnisse im Rahmen der Datenschutzkoordination mit Unterstützung des Datenschutzbeauftragten
  • Übernahme von Aufgaben in der Buchführung und der Zuarbeiten an das Personalmanagement sowie sonstige Aufgaben in der allgemeinen Verwaltung und im operativen Tagesgeschäft

Darauf kommt es uns an:

  • abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie spezifische Fortbildung im Sekretariatsbereich bzw. in Bürokommunikation
  • zielorientierte, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
  • hohes Maß an Engagement, Flexibilität, Teamfähigkeit, Diskretion und Verschwiegenheit
  • gute Umgangsformen, ein sicheres, freundliches Auftreten und hohe Dienstleistungsorientierung sind für Sie selbstverständlich
  • gute Englischkenntnisse und sichere IT-Anwendungskenntnisse der gängigen MS Office-Anwendungen

Wir bieten noch mehr:

  • anspruchsvolle und spannende Projekte für Forschung und Medizin auf höchstem Niveau
  • hohes Maß an Eigenverantwortung in einem engagierten Team mit flachen Hierarchien
  • flexible und familienfreundliche Arbeitszeitgestaltung und einen unbefristeten zukunftssicheren Arbeitsplatz
  • keine Reisetätigkeit durch unsere Projekte an einem Ort
  • qualitative Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Ihr Ansprechpartner:

Leon Greyling
Personalbetreuung
03641 9-320637

Gern können Sie sich auf der Karriereseite des Uniklinikums bewerben:

Assistenz der Geschäftsbereichsleitung Neubau (m/w/d) in Jena bei Universitätsklinikum Jena gesucht (mana-jobs.de)